はじめに

近年、「経理担当者が確保できない」「経理担当者がやめてしまい引継ぎができていない」というご相談が増えています。特に人材不足の昨今では、バックオフィスを簡素化し、誰が担当しても企業を継続できる体制づくりが求められています。

そこで、当事務所ではマネーフォワードクラウド・freee（会計・給与・勤怠・請求書・契約）のクラウドシステムを活用した一元管理を強く推奨しています。

マネーフォワード・freeeのようなクラウドシステムの大きな強みの一つが AIによる学習です。

一度仕訳パターンや勤怠設定、給与計算をAIに学習させ設定すれば、仕
訳処理や、給与処理のルールなど、会社のバックオフィス業務を簡素化・効率化することが可能です。

しかし、実際の現場レベルでのクラウドシステムでの一元管理にはハードルがあります。

業種・業界の特有の慣習、多様化する働き方、その会社の担当者や従業員の数等の会社の経営状況、様々な制約があるなかで、会社に合わせた最適な仕訳基準の運用や設定方法、AIに学習させる際の登録のコツであったりと、実際にはバックオフィスの専門的知識+クラウドシステムの学習の癖や、学習させるコツを熟知していないと、なかなか思うようなシステム運営が難しいこともあります。

当社にご依頼される依頼者の方のなかにも、ご自身でクラウドシステムの設定や学習をしたけれども、
システムの運用がなかなかうまくいかず、弊所が伴走する形でバックオフィスシステムの構築を依頼される場合も多いです。

まず、私達は実際の現場に足を運び、経理担当者から会社の概要や取引内容をヒアリングし、各企業の癖や存在する書類、その会社が持ち合わせている人員や予算を把握します。そして、その会社の特性に合わせた最適な処理フローを設計します。

このプロセスを私たちは必ず対面で直接ヒアリングして行っています。

例えば、バックオフィス作業のどの工程で時間がかかっているのか、どこの処理でヒューマンエラーが起きやすく属人化しているのか、自動化を前提に手作業を止め、自動化できる工程はないのかなど、現場でしかわからないことを細かく確認、すり合わせをすることで、その会社にとって最適となるバックオフィスの要諦を押さえた指導が可能になります。

オンラインだけでは見えない、
定質的な会社の運用ルールや、会社ごとの背景・習慣を理解しないと、本当に使いやすい仕組みは作れないからです。

直接お会いして、伴走することで
会社の見えない資産であるバックオフィスシステムを本当に価値のある形で構築できると私達は考えています。

バックオフィスシステムが整う３つのメリット

業務効率化とバックオフィスにかかるコストの低減

クラウドシステムを導入し一元管理（会計・給与・勤怠・請求書・契約等）することができれば、業務の効率化とコスト削減が実現します。

業務効率化とコスト削減につながる理由には、以下のような理由があります。

・データの一元管理により、会計データーの確認や労務管理の共有化が進み情報共有が迅速化
・手作業による入力作業や集計作業の工程数が減りにより、ミスが減少
・リモートワークの可能な業務フローに変わり、オフィスコストを削減することが可能

これらの要素が組み合わさることで、企業全体の生産性・効率性、透明性が向上します。

バックオフィスの業務プロセスを標準化

クラウドシステムを活用することで、バックオフィスの業務プロセスを標準化することが可能です。

プロセスを標準化することにより、業務の一貫性が保たれ、経理従業員の負担が軽減されます。

上記の通り、会社の習慣や癖、会社のスケールに合わせた最適な設計やAIによる学習をクラウドシステムで進めることで業務フローの可視化やマニュアル化の整備が可能です。

そうすることで、新しいベテランの経理担当者が退職した際にも次の従業員やスタッフにスムーズにバックオフィス業務の引継ぎが行えるようになります。

情報の一元化によりバックオフィスのフローが明確になる

バックオフィスの一元化することで、企業の経営状況や労務管理の可視化がすすみます。

これにより、業務の進捗状況や会社経営の問題点をリアルタイムで把握できるようになったり、
労務管理も簡素化され企業に必要な情報の一元管理が可能となります。

また、一元管理されたデータにより、
経営判断や業務改善のための具体的な施策を講じることが可能です。

愛媛県松山市の田中貴宏税理士事務所では、マネーフォワード導入・経理改善の直接支援を行っています。クラウドシステムの一元管理の導入に関しましては、お気軽にご相談下さい。