【クラウド会計】とは？クラウド会計の本当のメリット・デメリットを押さえよう！
2021.11.18クラウド会計
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【クラウド会計とは何か？】という疑問を持ち、情報を検索されている方も少なくないでしょう。
現在、多くの企業は従来型の会計ソフトからクラウド会計に乗り移るところが増えています。
その理由は、クラウド会計にすることでさまざまなメリットがあるからです。
しかし、クラウド会計の基本的な概要や具体的にどのような魅力があるのかわからない方もいるのではないでしょうか。
そこで、今回はクラウド会計の基本概要、メリット・デメリット、会計処理をスリム化できる主要機能について解説しますので、興味のある方はチェックしてください。
クラウド会計とは？概要を詳しくチェックしよう！
『クラウド会計』とは、クラウド上で会計処理やデータ保存ができる仕組みのことです。
インターネットを通じて処理や記録を実行・保存できるシステムで、freeeやマネーフォワード等のアプリケーションとして提供されています。
クラウド会計とはクレジットカード、銀行口座、給料台帳、レジ売上等を一括管理できる会計アプリケーションです。
従来の会計ソフトでは、クレジットカードは、クレジットカード明細より、銀行口座は銀行口座のコピーより、給与計算に関しては給与計算帳等の各原始資料、帳簿書類より会計ソフトへ転記作業をし経理業務をしておりました。その為、経理業務に膨大な労力と一元管理が難しい側面がありました。
しかし、クラウド会計ではその各資料からの転記作業を各データと連携し自動転記させることが可能です。
そのため、全てのデータを一括管理することで経理業務が圧倒的に効率化され、経理業務に費やしていた時間もなくなり、会社の経理体制の一元管理が実現できます。
クラウド会計のメリット
クラウド会計のメリットは大まかにわけて6つあります。
導入後、社内の会計処理がどのぐらい変わるのかがわかるので、ぜひ参考にしてください。
人件費を削減できる
1つ目のメリットは、クラウド会計では、従来経理さんが処理しなくてはならなかった請求書の発行業務や、通帳コピーから会計ソフトへの転記業務、消費税の区分経理など大変な手間と時間を要していました。
しかし、クラウド会計を利用すれば従来の会計処理は1/2程度に軽減されるため、経理の従業員さんを雇用するコストが削減できることとなります。
経理コストは年間200万円程度かもしれませんが、今後何十年も会社経営をしていくことを考えると大きなコストの差につながります。
また、既存の会計ソフトからクラウド会計へ乗り換えるには、自員の再分配や経理部門を再編が必要になり多くの労力を要します。
そのため、開業当時から業務効率化、コスト削減を考えるのであればクラウド会計が断然有利です。
経営の一元管理が可能に
2つ目のメリットはクラウド会計では銀行通帳、クレジットカード、売上レジ等からデータを集積し管理しますので、会計の一元管理が可能になります。
また、現在では従業員さんの経理精算にも対応しており、会社内部での経費精算の承認手続きがワンクリックでできたりと、会社経理の一元管理には大変向いています。
経営に役立つ情報を可視化できる
3つ目のメリットは経営に役立つ情報を可視化し、経営判断に繋げられる点です。
クラウド会計では、銀行口座、クレジットカード、売上レジ等を連携させることで、直ちに月次損益をリアルタイムで把握することができます。
経営状況を可視化することで、従来の会計システムでは難しかったスピーディーな意思決定を実現することが可能です。
また、データ共有によって経営幹部・税理士の間で情報交換をスムーズに行うことも大きなメリットになります。
マルチデバイスに対応しており、リモートワークの環境整備が可能に
4つ目のメリットは、マルチデバイスに対応している点です。インターネットを通じて利用することができるため、ブラウザ搭載の端末であれば使用できます。例えば、PCやスマホ、タブレットなどからアクセスすることも可能です。
また、WindowsやMacなどOSの種類も問いません。
これにより、端末やOSを統一する必要がないため、それぞれの社員で仕事環境が異なるリモートワークなどにも導入しやすくなります。
自動でバージョンアップされる
5つ目のメリットは、バージョンアップが自動であるという点もメリットのひとつです。
従来型の会計ソフトを使用しているとバージョンアップをするたびに料金がかかるため、不便さを感じた経験がある方も多いのではないでしょうか。また、PC台ごとにアップデートする必要があり、効率も非常に悪いのです。
「会計ソフトをバージョンアップせずに使い続けても問題ないのでは？」と思われる方もいるかもしれません。
しかし、正しい会計処理を行うためには、バージョンアップが欠かせないのです。
その理由のひとつに消費税率の変動や税制改正を挙げることができます。所得税や消費税の確定申告書を作成する際、最新の消費税率や税法が反映されていないと間違った申告をしてしまうことになるのです。
正しく申告することは会社の義務になるため、古いバージョンを使い続けることにはリスクがあります。
一方、クラウド会計は消費税率が変わったり、税制改正が行われたりした場合、自動でバージョンアップするため、最新の消費税率・税法で申告書を作成することができます。
また、料金も無料なのでアップデート費用を支払う必要がなく、余分なランニングコストがかかる心配もありません。
ペーパレスへの対応
6つ目のメリットは、クラウド会計はペーパレス化と相性がいいことです。
令和4年1月の改正により「電子取引に関する資料」の紙での保存が原則禁止されます。
その点、今後freeeやマネーフォワードでは今後の電子取引に関しても随時対応していくことが予想されており、会社内部のペーパレス化、紙資料を削減したい会社には、クラウド会計の方が相性が良い可能性があります。
クラウド会計のデメリット
クラウドには従来の会計システムにはないメリットが多いですが、逆にいくつかのデメリットも挙げることができます。
事前にチェックしておくことで悪い面も把握できるため、ぜひ参考にしてください。
インターネット環境が必須
1つ目のデメリットは、インターネット環境が必須という点です。
インターネットを利用し、データを保存したり、会計処理をしたりするため、インターネット環境がない場所では使用することができません。そのため、Wi-Fiの導入は必須です。
しかし、現在は多くの企業がWi-Fiを導入しており、通信しやすい環境が構築されています。そのため、デメリットに感じる人は少ないでしょう。
ランニングコストがかかる
2つ目は、ランニングコストがかかることです。
サブスクリプションモデルを採用しているため、利用料金は毎月発生します。そのため、長期間使用すると従来型の会計ソフト導入にかかる初期費用よりも高くなるケースがあるでしょう。
しかし、初期費用が安いため、一括で高い初期費用を支払えない個人や中小企業は導入しやすいです。そのため、ランニングコストはかかりますが、幅広い規模の事業者が活用できるため、悪い面だけではありません。
税理士によってはクラウド会計を利用できない
3つ目のデメリットは、クラウド会計を利用できない税理士がいることです。
税理士の中には、購入型の会計ソフトを利用しており、クラウド会計ソフトを使用したことがない方もいます。すでに顧問契約を結んでいる税理士がいる場合、クラウド会計が使用できるかどうか伺っておく必要があるでしょう。
しかし、もちろんクラウド会計に精通している税理士も少なくありません。
もし、顧問契約している税理士が対応していない場合、精通している方に乗り移るのもひとつの手です。また、クラウド会計ソフトの中には、税理士を紹介してくれるサービスを提供しているところもあります。そのようなソフトを選択すると税理士とスムーズに契約することが可能です。
ここが便利！会計処理のスリム化を実現する主要機能3選
クラウド会計を導入すれば、とても便利な機能を利用することができます。まだ導入していない人に知ってほしい主要機能を3つご紹介しますので、興味のある方はぜひチェックしてみてください。
入力支援機能
入力支援機能とは、クレジットカードや銀行口座と連携することで仕訳まで自動で行える機能のことです。
利用明細書をCSVファイルでダウンロードし、アプリケーションと連携させることで実現することができます。
売掛金や買掛金の消込など、お金の動きを細かく追跡することができるため、
この機能により経理の人員削減を達成できる企業もいるでしょう。また、手動で入力する必要がなくなるため、会計処理のミスを減らすことにも繋がります。
スキャン機能
2つ目は、スキャン機能です。
サービスの中には、スマホアプリからレシートを撮影し、自動仕訳できるものもあります。
入力支援機能と同様に、レシートの金額を手動で入力する必要がなくなるため、非常に便利です。
スムーズに乗り換えを実現できる機能
3つ目は、データ移行機能です。
クラウド会計の導入を検討している多くの人が会計処理をするためにアプリケーションをすでに導入しているという方も少なくないでしょう。例えば、予算の関係でExcelを使用して仕訳帳を記帳していた人や従来型の会計ソフトをしていた方などです。
そのような方がクラウド会計に乗り換える場合、データ移行に対応していないと少なくとも今年1年分のデータをはじめから入力しなければなりません。その作業はとても大変です。
クラウド会計ソフトによっても異なりますが、他ソフトやExcelからの乗り換えに対応しているところもあります。そのようなサービスを選ぶことで、データ移行をスムーズに行うことができるため非常に便利です。
会計処理の負担を減らしたいならクラウド会計ソフトの導入がおすすめ
今回は、クラウド会計の概要やメリット・デメリットなどについて解説しました。
クラウド会計ソフトは非常に便利なアプリケーションです。実際に導入することで、会計処理の負担を抑えることができたり、人員削減を実現することが可能です。
しかし、一度違う会計システムを導入し会社運営をすると経理部門を再編するには大変な労力がかかるため、クラウド会計を選択されるタイミングは間違いなく、創業時がよいです。
今回はクラウド会計の概念やメリット・デメリットをお伝えしましたが、導入する際は既存会計システムと比べ自社に最適なものを選択することをおすすめします。
田中貴宏税理士事務所では、税務サポートだけではなく、創業資金の調達・補助金の申請・クラウド会計導入の支援も行っています。
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